Вопрос по оформлению авансовых отчетов всегда стоит очень остро. Основное положение для правильного ведения авансовых отчётов прописано в Указании Центробанка №3210. Многие организации регулярно снимают наличку с расчетного счета и приходуют в кассу. В дальнейшем бухгалтера выдают суммы в под отчет. Однако если к авансовым отчетам не прилагаются подтверждающие документы на оплату материалов и сами материальные ценности не приняты к бухгалтерскому учету такие расходы могут быть признаны доходом сотрудника. В таком случае при проверке организацию заставят начислить и выплатить в бюджет НДФЛ с сумм выданных подотчет. А так же наложить штрафные санкции за неисполнение обязанности налогового агента ( статья 123 НК РФ).

Так же есть еще один нюанс при проведении расходов. Организация приобрела за наличный расчет материалы, на которые получила кассовый чек. Но касса с которой пробивался данный чек не зарегистрирована в налоговой. Многие налоговые органы утверждают, что в таком случае данные расходы не могут быть включены в расчет налога на прибыль. Однако есть несколько аргументов, которыми можно возразить по данному поводу. Во-первых налогоплательщик не обязан при покупке товара контролировать оформление техники продавца. Во-вторых согласно статьи 102 НК РФ сведения о регистрации ККТ являются налоговой тайной. И последним аргументом может выступить товарный чек в приложении к кассовому.    

В 2021 году суммы в подотчёт выдаются только работникам компании в независимости от вида договора с ним. Основанием служит либо заявление лица подотчётного с подписью руководства, липо приказ руководителя. Сумма и период подотчётной суммы теперь стали необязательными в заявлении. Электронные чеки, при формировании отчёта, распечатывают и прикладывают к авансовому отчёту вместе с обычными на бумаге.